Evite multas em 2025! Descubra os 5 erros mais comuns na importação de software e como corrigi-los de forma legal e econômica.
Você está prestes a fechar contrato com um fornecedor internacional de software. A negociação foi impecável, o preço justo, a funcionalidade perfeita. Mas, sem saber, você pode estar a um passo de cair numa armadilha fiscal que custa caro. Muito caro.
A importação de software no Brasil é uma operação que, apesar de parecer simples no plano técnico, é juridicamente complexa e economicamente arriscada. Basta um detalhe negligenciado, como a forma de pagamento ou a ausência de registros fiscais, para transformar uma aquisição estratégica em um passivo tributário.
Em 2025, com a Receita Federal cada vez mais digitalizada e os órgãos de fiscalização mais atentos à cadeia de valor digital, esses erros não passam mais despercebidos. E as multas podem ultrapassar facilmente os 100% do valor do contrato original.
É por isso que entender os erros mais comuns, e como evitá-los, é uma questão de sobrevivência para empresas que lidam com software estrangeiro.
Parece um detalhe técnico. Mas na prática, é o tipo de erro que muda completamente o tratamento tributário.
Quando você adquire uma licença de uso de software padrão (como Office, Adobe, SaaS), trata-se de uma importação de bens intangíveis — tributada pelo Imposto de Importação, ICMS, IOF e, em alguns casos, CIDE.
Já quando o software é desenvolvido sob demanda, ou envolve customizações significativas, caracteriza-se como prestação de serviço, incidindo ISS, PIS, COFINS e IRRF.
Essa distinção é essencial para evitar autuações e vem sendo amplamente discutida por tributaristas e analistas do setor de tecnologia, como mostra esta análise aprofundada publicada no portal Startups.
Empresas que não distinguem corretamente esses modelos acabam declarando de forma errada, sendo autuadas por omissão de tributos, especialmente CIDE e ISS, que têm regras específicas sobre transferência de tecnologia e local de incidência.
Como evitar:
• Formalize claramente no contrato se trata-se de licença padrão ou desenvolvimento.
• Consulte a classificação fiscal correta com apoio de especialistas tributários.
• Use a estrutura jurídica adequada para cada modelo.
Durante anos, o SISCOSERV foi a ferramenta oficial para registrar operações de serviços e intangíveis contratados do exterior. Com a sua extinção em 2020, muitas empresas passaram a acreditar (erroneamente) que não havia mais nenhuma obrigação declaratória.
O que poucos sabem é que a Receita Federal continua exigindo a comprovação dessas operações via outros instrumentos, como o controle do câmbio, notas explicativas e contratos anexados na contabilidade.
Além disso, já se discute a criação de um novo sistema substituto, e a fiscalização continua cruzando dados bancários, contratos e declarações de IRPJ para identificar operações não declaradas.
Como evitar:
• Mantenha a documentação completa e acessível: contratos, faturas, comprovantes de pagamento e descrição detalhada da operação.
• Garanta que as notas contábeis estejam lançadas com clareza e coerência tributária.
• Acompanhe atualizações sobre novos sistemas declaratórios (substitutos ao SISCOSERV).
O recolhimento dos tributos federais sobre remessas ao exterior é um campo minado.
Quando o contratante assume o IRRF (“remessa bruta”), deve-se aplicar o chamado “gross up”, reajustando a base de cálculo. O mesmo vale para a CIDE, que incide sobre remessas ligadas a transferência de tecnologia. Se o cálculo for feito sobre o valor líquido, o valor recolhido será menor do que o devido, configurando infração fiscal.
Além disso, os fatores de correção (como o fator Z para PIS/COFINS) são ignorados por muitos contadores, o que acarreta diferenças tributárias que a Receita detecta com facilidade nos cruzamentos automatizados.
Em alguns casos, as multas por erro no recolhimento de tributos podem ultrapassar 100% do valor do contrato, segundo especialistas do setor.
Como evitar:
• Use a fórmula correta de “gross up” sempre que o ônus do IRRF for do contratante.
• Calcule o fator Z para PIS e COFINS na base da remessa.
• Mantenha um checklist padrão validado por especialista tributário para cada tipo de operação.
Um contrato de software com fornecedor estrangeiro raramente chega a ser revisado por um especialista tributário. Mas deveria. Cláusulas genéricas, como “o comprador é responsável por todos os tributos incidentes”, criam brechas perigosas.
Sem especificar quem arca com o IRRF, CIDE, ISS ou PIS/COFINS, e sem deixar claro se o valor contratado é bruto ou líquido, o contratante brasileiro pode ser surpreendido com a obrigação de recolher tributos sobre um valor não negociado com o fornecedor.
Em outras palavras: a empresa paga mais do que imaginava, e ainda pode ser penalizada se recolher tributos a menor por interpretar erroneamente a natureza da operação.
Além disso, é comum ver contratos que não mencionam o local da prestação do serviço, o que gera dúvidas sobre a aplicação do ISS e a responsabilidade pelo recolhimento no Brasil, especialmente com as mudanças trazidas pela Lei Complementar nº 175/2020.
Como evitar:
• Estabeleça cláusulas específicas para IRRF, CIDE, ISS, IOF e outros tributos aplicáveis.
• Determine se o valor contratado é bruto ou líquido.
• Inclua a descrição do tipo de software (licença, SaaS, serviço) e o local da prestação.
Há empresas que, na tentativa de evitar tributação ou simplificar o processo, registram o pagamento como se fosse “consultoria”, “serviço técnico” ou até “exportação inversa” (quando o fornecedor “presta serviço ao Brasil”).
Outras usam categorias genéricas nos contratos de câmbio (“outros serviços”), acreditando que isso passa despercebido pela fiscalização. Mas a Receita Federal e o Banco Central monitoram essas transações com ferramentas cada vez mais sofisticadas.
Qualquer inconsistência entre o contrato, o pagamento, a escrituração contábil e o código de operação cambial pode configurar evasão fiscal ou remessa irregular ao exterior. E, nesses casos, a penalidade não é só multa: a operação pode ser desconsiderada, e os valores, glosados, ou seja, você perde o direito de deduzir o custo no IRPJ e CSLL.
Como evitar:
• Use o código cambial correto (geralmente 12280 ou 12320 para software).
• Alinhe o contrato, a fatura, a classificação contábil e o código de câmbio.
• Utilize sempre empresas especializadas em importação de software com conhecimento regulatório.
Muitas empresas acreditam que, por se tratar de software entregue via nuvem ou download, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) não se aplica. Mas essa crença já custou caro a empresas autuadas em São Paulo, Minas Gerais e Santa Catarina, que tratam o fornecimento de software como comercialização de bens digitais.
Em 2021, uma decisão do STF (RE 176.626 e ADI 5659) reforçou a tese de que o ICMS pode sim incidir sobre softwares padronizados, mesmo quando distribuídos online, o que reacendeu a guerra fiscal entre estados e municípios.
A divergência entre estados que cobram ICMS (ex: SP, MG, SC) e municípios que cobram ISS cria uma zona cinzenta. Quem paga errado pode acabar pagando duas vezes — ou sendo autuado anos depois.
Além disso, estados têm adotado mecanismos como o DIFAL (Diferencial de Alíquota) mesmo em operações de software, especialmente quando o contratante está em regime do Simples Nacional. Há também a exigência de inscrição estadual para operações recorrentes, mesmo que o fornecedor esteja no exterior.
Como evitar:
• Consulte a legislação do estado sede da sua empresa e verifique se há cobrança de ICMS para SaaS ou licenças.
• Avalie se há exigência de DIFAL em aquisições interestaduais.
• Considere contratar via estrutura nacionalizada (como a da Nexwave), que emite nota fiscal com recolhimento correto e regularizado.
Multas por infração na importação de software podem ultrapassar 150% do valor original do contrato. Isso sem contar juros, correção, bloqueio de deduções fiscais e impacto contábil.
O custo, portanto, vai além do valor da remessa. A reputação da empresa, a segurança jurídica das operações internacionais e a previsibilidade financeira ficam comprometidas.
É aqui que entra o papel da Nexwave. Enquanto muitos players ainda tratam a importação de software como uma questão burocrática, a Nexwave opera como uma verdadeira blindagem fiscal e regulatória, assumindo todas as etapas da nacionalização, tributação correta e compliance com os órgãos reguladores.
Ao contratar via Nexwave, sua empresa:
• Reduz custos legalmente por meio de estruturas otimizadas.
• Evita multas, autuações e passivos ocultos.
• Ganha previsibilidade de custos e compliance frente à Receita Federal.
• Importa sem surpresas — com segurança contratual, cambial e fiscal.
Antes de fechar qualquer contrato internacional envolvendo software, valide os seguintes pontos:
Se você hesitou em mais de dois desses itens, há risco real de exposição fiscal.
Em um cenário onde cada detalhe importa, e onde o Fisco brasileiro está mais tecnológico, vigilante e rigoroso, negligenciar os aspectos tributários da importação de software não é uma falha operacional. É um risco estratégico.
A escolha é clara: seguir improvisando, correndo riscos invisíveis que se tornam visíveis apenas com a autuação... ou estruturar um processo seguro, validado e juridicamente robusto.
A Nexwave existe para garantir que sua empresa escolha o caminho certo: o da tecnologia com segurança, o da inovação com legalidade.
1. Preciso pagar impostos mesmo que o software seja entregue digitalmente?
Sim. A forma de entrega (download, acesso via nuvem, API) não isenta a operação da tributação. O que define o tratamento fiscal é a natureza jurídica da operação — se envolve licença de uso, desenvolvimento sob demanda, ou transferência de tecnologia. Mesmo softwares entregues digitalmente podem gerar incidência de IRRF, CIDE, PIS, COFINS, IOF e até ISS.
2. SaaS (Software as a Service) é tributado como serviço ou como produto?
Depende da interpretação do Fisco e da estrutura do contrato. Em geral, SaaS é considerado serviço, especialmente quando envolve suporte técnico, atualizações e operação remota. Isso significa que pode haver incidência de ISS, além de IRRF e PIS/COFINS na importação. Mas em alguns casos, o ICMS pode ser exigido — especialmente por alguns estados que consideram SaaS como comunicação ou download.
3. Minha empresa pode ser autuada mesmo tendo pago os tributos?
Sim, se os tributos foram pagos com base de cálculo incorreta, com código errado no câmbio, ou sob a classificação fiscal equivocada. A Receita Federal cruza dados automaticamente e não apenas verifica o pagamento, mas se ele está corretamente fundamentado. Multas por erro formal são comuns.
4. Como a Nexwave ajuda?
A Nexwave atua como a importadora jurídica e fiscal do software, assumindo todas as obrigações tributárias e regulatórias. Isso significa que sua empresa não precisa lidar com IRRF, CIDE, Siscoserv, ISS, IOF ou contratos internacionais diretamente. Toda a operação é nacionalizada, com compliance total, e a cobrança ocorre em reais, com nota fiscal nacional — simplificando o processo e reduzindo riscos.
5. Como funciona a cobrança de ISS sobre SaaS?
De forma geral, os municípios consideram SaaS como prestação de serviço de informática (item 1.05 da LC 116/2003). O ISS incide no local do tomador do serviço após a LC 175/2020. A alíquota varia entre 2% e 5%, e empresas que não recolhem corretamente podem ser autuadas até retroativamente.
6. É possível deduzir essas despesas no IRPJ e CSLL?
Sim, desde que o contrato, pagamento e contabilização estejam alinhados. Porém, se houver erro na classificação fiscal, omissão de tributos ou inconsistência documental, a Receita pode glosar a dedução — e transformar a despesa em lucro tributável.
7. Quais são os cuidados para não configurar bitributação?
A bitributação ocorre quando dois entes (como estado e município) cobram tributo sobre a mesma operação, geralmente ICMS e ISS. Para evitar isso:
• Mantenha a classificação jurídica clara (serviço vs. mercadoria).
• Use estrutura de nacionalização via empresas que recolhem corretamente (como a Nexwave).
• Consulte jurisprudência e atos normativos da localidade da empresa.
Importar software da maneira correta não é apenas uma questão de evitar multas. É uma forma de estruturar a empresa para crescer com segurança, escalar suas ferramentas, e manter sua equipe focada no que realmente importa: inovação, performance, e entrega de valor.
A Nexwave entende que, no mundo digital, o acesso à tecnologia global é uma vantagem competitiva, e não deve ser um pesadelo tributário. Por isso, sua estrutura elimina as fricções, reduz os custos legais e financeiros, e transforma o que antes era risco, em diferencial estratégico.
Entre em contato agora com nossos especialistas e tenha mais segurança e redução de custos na sua importação de softwares estrangeiros.
Receba conteúdos exclusivos, dicas práticas e novidades sobre pagamentos estrangeiros diretamente no seu e-mail. Informe seu e-mail abaixo e junte-se a empresas que já estão economizando com a Nexwave.
.jpg)